« ORGANISER ET PILOTER DES ÉQUIPES DANS UN ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL MULTISITES »

Déroulé du programme et durée indicative :

JOUR 1, (7 Heures)

Module 1 : Diagnostiquer les écarts organisationnels et de performance entre plusieurs sites

Objectif du module (C1)

Être capable de diagnostiquer les écarts organisationnels et de performance entre plusieurs sites, à partir de l’analyse croisée des données d’activité, des pratiques, des ressources et des contraintes locales, afin d’identifier les leviers d’harmonisation, de coordination et d’optimisation de la performance globale.

MATIN (3h30)

1.1 Analyser les données d’activité de plusieurs sites

❖ Identification des sources de données par site (données d’activité, pratiques, ressources disponibles)

❖ Collecte et fiabilisation des données : au moins deux sources distinctes par site

❖ Lecture croisée des indicateurs d’activité entre les sites

1.2 Comparer les pratiques et les ressources entre sites

❖ Cartographie des sites : organisation, effectifs, ressources et modes de fonctionnement

❖ Comparaison des pratiques et repérage des écarts organisationnels et de performance

❖ Caractérisation des écarts à partir d’éléments factuels (indicateurs, exemples concrets)

APRÈS-MIDI (3h30)

1.3 Identifier les spécificités et les contraintes locales

❖ Analyse des spécificités locales (territoire, clientèle, saisonnalité, réglementation locale)

❖ Distinction entre écarts structurels et écarts conjoncturels

❖ Prise en compte des conditions de travail et des risques professionnels propres à chaque site

1.4 Déterminer les leviers d’harmonisation et d’optimisation

❖ Identification des leviers d’harmonisation, de coordination et d’optimisation

❖ Justification des leviers au regard des écarts constatés

❖ Hiérarchisation des leviers et premières pistes d’action

Application au dossier de projet

❖ Réalisation du diagnostic des écarts entre les sites de son propre contexte professionnel

Résultat pédagogique attendu du (Module 1)

✓ Diagnostic multisites structuré

✓ Écarts entre sites identifiés et caractérisés

✓ Spécificités et contraintes locales prises en compte

✓ Leviers d’amélioration justifiés

Modalités pédagogiques du (Module 1)

✓ Apports théoriques et méthodologiques

✓ Études de cas (analyse comparative de sites)

✓ Exercices pratiques à partir des données des participants

✓ Mises en situation

✓ Brainstorming

JOUR 2, (7 Heures)

Module 2 : Définir et formaliser un cadre de pilotage multisites

Objectif du module (C2)

Être capable de définir et de formaliser un cadre de pilotage multisites, en structurant les règles de fonctionnement, les circuits de décision et les modalités de coordination, à l’aide de référentiels et d’objectifs partagés, afin d’assurer la cohérence des pratiques dans un cadre de fonctionnement commun.

MATIN (3h30)

2.1 Structurer des règles de fonctionnement communes

❖ Identification des règles communes et des marges d’adaptation locale

❖ Formalisation des standards et des procédures partagés

❖ Distinction entre ce qui est harmonisé et ce qui reste adapté localement

2.2 Clarifier les circuits de décision et les responsabilités

❖ Construction d’un organigramme fonctionnel identifiant les rôles et fonctions de chaque site

❖ Élaboration d’une matrice des responsabilités (qui décide, qui contribue, qui est informé)

❖ Formalisation d’au moins un processus décisionnel et du système d’approbation

APRÈS-MIDI (3h30)

2.3 Définir les modalités de coordination entre sites

❖ Définition des interfaces entre direction, responsables de site et équipes

❖ Organisation de la coordination des intervenants internes et des prestataires

❖ Règles de délégation et d’escalade des décisions

2.4 Formaliser des référentiels et des objectifs partagés

❖ Élaboration de référentiels communs (procédures, standards de qualité)

❖ Formulation d’objectifs communs mesurables

❖ Utilisation d’outils numériques de partage et de suivi

Application au dossier de projet

❖ Formalisation du cadre de pilotage : organigramme fonctionnel, matrice des responsabilités et objectifs communs

Résultat pédagogique attendu du (Module 2)

✓ Règles de fonctionnement communes formalisées

✓ Organigramme fonctionnel construit

✓ Matrice des responsabilités élaborée

✓ Objectifs communs mesurables définis

Modalités pédagogiques du (Module 2)

✓ Apports théoriques et méthodologiques

✓ Études de cas

✓ Exercices pratiques (organigramme, matrice des responsabilités)

✓ Mises en situation

✓ Brainstorming

JOUR 3, (7 Heures)

Module 3 : Organiser la circulation de l’information entre les sites

Objectif du module (C3)

Être capable d’organiser la circulation de l’information et les interactions entre les acteurs répartis sur plusieurs sites, en sélectionnant des outils collaboratifs accessibles, des canaux de communication et des rituels de pilotage adaptés, afin d’assurer la coordination opérationnelle, la cohésion des intervenants et la continuité des activités.

MATIN (3h30)

3.1 Sélectionner des outils collaboratifs accessibles

❖ Panorama des outils collaboratifs (visioconférence, messagerie, gestion de projet, partage documentaire)

❖ Critères de choix : besoins opérationnels, usages des contributeurs, accessibilité numérique et handicap

❖ Description des fonctionnalités et justification du choix

3.2 Définir des canaux de communication adaptés

❖ Typologie des informations : pilotage, opérationnel, alerte

❖ Choix des canaux selon le type d’information, les contraintes de mobilité et d’accessibilité

❖ Contextualisation des canaux à des situations professionnelles cibles

APRÈS-MIDI (3h30)

3.3 Mettre en place des rituels de pilotage

❖ Conception de rituels : objectif opérationnel, participants, fréquence, ordre du jour

❖ Animation de réunions à distance et en format hybride

❖ Formats courts et écrits adaptés aux contraintes et aux décalages entre sites

3.4 Assurer la cohésion des intervenants et la continuité des activités

❖ Maintien du lien et du sentiment d’appartenance entre équipes dispersées

❖ Prévention des risques liés à l’isolement et aux défauts de coordination

❖ Organisation de la continuité des activités (absences, aléas, passations)

Application au dossier de projet

❖ Construction du dispositif de circulation de l’information : outil collaboratif, canaux et rituel de pilotage

Résultat pédagogique attendu du (Module 3)

✓ Outil collaboratif sélectionné et justifié

✓ Canaux de communication définis

✓ Rituels de pilotage formalisés

✓ Dispositif de cohésion et de continuité

Modalités pédagogiques du (Module 3)

✓ Apports théoriques et méthodologiques

✓ Études de cas

✓ Exercices pratiques (choix d’outils, conception de rituels)

✓ Mises en situation (animation d’une réunion à distance)

✓ Brainstorming

JOUR 4, (7 Heures)

Module 4 : Arbitrer les ressources et les priorités entre sites

Objectif du module (C4)

Être capable d’arbitrer la répartition des ressources et des priorités entre sites, en fonction des aléas et des contraintes opérationnelles, en s’appuyant sur des données d’activité actualisées, des critères de performance et des outils de pilotage, afin de maintenir l’équilibre entre performance globale et contraintes locales.

MATIN (3h30)

4.1 S’appuyer sur des données d’activité actualisées

❖ Identification des sources de données mobilisables (données d’activité, CRM, tableaux de bord, inventaire des ressources)

❖ Mise à jour et fiabilité des données

❖ Lecture des données pour l’aide à la décision

4.2 Hiérarchiser les priorités face aux aléas et aux contraintes

❖ Définition de critères d’arbitrage objectivés (performance, charge, urgence, risque, contrainte locale)

❖ Hiérarchisation des critères

❖ Gestion des aléas et des situations d’urgence

APRÈS-MIDI (3h30)

4.3 Répartir les ressources entre les sites

❖ Construction d’une grille d’arbitrage multicritère

❖ Arbitrage des moyens humains, matériels et budgétaires entre les sites

❖ Mutualisation des ressources et optimisation des déplacements (impact environnemental)

❖ Prise en compte des capacités réelles des équipes et des conditions de travail

❖ Communication et justification des arbitrages auprès des responsables de site

Mise en situation

❖ Réponse à un aléa opérationnel : proposition d’une décision d’allocation des ressources ou de priorité cohérente avec les critères définis

Application au dossier de projet

❖ Définition des critères d’arbitrage et présentation d’un exemple d’arbitrage argumenté

Résultat pédagogique attendu du (Module 4)

✓ Critères d’arbitrage définis et hiérarchisés

✓ Grille d’arbitrage construite

✓ Exemple d’arbitrage argumenté

✓ Capacité à décider face à un aléa

Modalités pédagogiques du (Module 4)

✓ Apports théoriques et méthodologiques

✓ Études de cas

✓ Exercices pratiques (grille d’arbitrage)

✓ Mises en situation (gestion d’un aléa)

✓ Brainstorming

JOUR 5, (7 Heures)

Module 5 : Piloter la performance des équipes multisites

Objectif du module (C5)

Être capable de piloter la performance des équipes sur plusieurs sites, en définissant des objectifs différenciés et des indicateurs de performance intégrant des critères de transition écologique et de responsabilité sociétale, et en identifiant les écarts ainsi que les actions correctives à mettre en œuvre, afin d’optimiser durablement les résultats des différents sites.

MATIN (3h30)

5.1 Définir des objectifs différenciés par site

❖ Déclinaison des objectifs globaux en objectifs par site

❖ Adaptation des objectifs aux spécificités locales

❖ Articulation entre objectifs communs et objectifs différenciés

5.2 Construire des indicateurs intégrant des critères RSE et écologiques

❖ Définition d’indicateurs de performance communs et différenciés

❖ Intégration d’au moins un indicateur environnemental et d’un indicateur RSE (consommation énergétique, déplacements, qualité de vie au travail…)

❖ Construction d’un tableau de bord multisites

APRÈS-MIDI (3h30)

5.3 Identifier les écarts de performance

❖ Analyse des résultats au regard des objectifs fixés

❖ Identification et interprétation des écarts entre les sites

❖ Le tableau de bord comme support de dialogue avec les responsables de site

5.4 Mettre en œuvre des actions correctives

❖ Élaboration d’actions correctives adaptées à chaque site

❖ Suivi des actions et démarche d’amélioration continue

❖ Partage des bonnes pratiques entre les sites

Préparation à la certification

❖ Finalisation du dossier de projet

❖ Préparation à la soutenance orale devant le jury

Résultat pédagogique attendu du (Module 5)

✓ Objectifs différenciés définis par site

✓ Indicateurs intégrant critères environnementaux et RSE

✓ Tableau de bord multisites construit

✓ Actions correctives formalisées

Modalités pédagogiques du (Module 5)

✓ Apports théoriques et méthodologiques

✓ Études de cas

✓ Exercices pratiques (indicateurs, tableau de bord)

✓ Mises en situation

✓ Brainstorming

Organisation matérielle

En présentiel, dans nos locaux à Paris :

✓ La trame des cours est projetée via un vidéoprojecteur

✓ Des supports de cours sont remis aux stagiaires

✓ Wifi disponible

✓ Les stagiaires doivent apporter leur ordinateur portable

En distanciel synchrone :

✓ Supports de cours transmis en format numérique

✓ Utilisation d’une plateforme de visioconférence

✓ Outils de partage et de collaboration en ligne

✓ Le stagiaire doit disposer d’un ordinateur portable et d’une connexion internet stable

Outils et supports pédagogiques

✓ Bilan de positionnement réalisé avant l’entrée en formation

✓ Supports de cours (diaporamas) remis à chaque stagiaire au format numérique

✓ Fiches méthodes pour chaque module

✓ Modèles d’outils prêts à l’emploi : grille de diagnostic des écarts entre sites, organigramme fonctionnel, matrice des responsabilités, plan de circulation de l’information, grille d’arbitrage multicritère, tableau de bord multisites

✓ Études de cas et mises en situation issues de contextes multisites variés

✓ Guide méthodologique du dossier de projet et de la soutenance orale

Suivi et assistance pédagogique et technique (distanciel synchrone)

Assistance pédagogique :

✓ Pendant les sessions, le formateur anime en direct, répond aux questions et suit la progression de chaque stagiaire

✓ En dehors des sessions, le formateur reste joignable par mail (contact@luxuryacademie.fr) pour toute question pédagogique, avec une réponse sous 48 heures ouvrées

✓ Un point individuel peut être organisé à la demande du stagiaire, notamment pour l’avancement du dossier de projet

Assistance technique :

✓ Avant la formation, envoi du lien de connexion et des consignes d’accès, avec un test de connexion proposé

✓ Pendant les sessions, une assistance technique est joignable par téléphone (+33 (0)6 50 12 28 18) ou par mail pour résoudre les difficultés de connexion ou d’utilisation des outils

✓ Les supports et enregistrements utiles sont mis à disposition en cas de difficulté technique

Suivi de l’assiduité :

✓ Émargement numérique par demi-journée et suivi des temps de connexion

Méthodes pédagogiques

Le formateur alterne les exposés, les études de cas, les mises en situation et les exercices d’application en lien avec le contexte professionnel multisites des stagiaires.

Les résultats du bilan de positionnement permettent d’adapter le parcours : chaque point identifié « à développer » est relié au chapitre correspondant du programme. Cette approche favorise une pédagogie active, personnalisée et orientée vers les situations professionnelles concrètes.

Évaluations en cours de formation :

Tout au long du parcours, les apprenants réalisent des exercices pratiques, études de cas et travaux de production en lien avec leur contexte professionnel multisites. Ces évaluations permettent de valider progressivement l’acquisition des compétences visées.

Évaluation finale :

L’évaluation finale prend la forme d’une mise en situation professionnelle d’organisation et de pilotage d’une équipe dans un environnement professionnel multisites, donnant lieu à la production d’un dossier de projet et à une soutenance orale. Le candidat s’appuie sur son propre contexte professionnel multisites ou, si nécessaire, sur une situation professionnelle transmise par l’organisme certificateur.

Ce dossier comprend notamment :

• le diagnostic des écarts organisationnels et de performance entre les sites,

• le cadre de pilotage multisites formalisé (organigramme fonctionnel, matrice des responsabilités),

• les modalités d’organisation de la circulation de l’information entre les sites,

• les critères d’arbitrage des ressources et des priorités, illustrés par un exemple,

• le dispositif de pilotage de la performance (objectifs, indicateurs, actions correctives).

Le dossier est suivi d’une soutenance orale au cours de laquelle le candidat :

• présente son projet,

• argumente ses choix,

• répond aux questions du jury, notamment face à un aléa opérationnel soumis par le jury.

SANCTION DE LA FORMATION

À l’issue de la formation, une attestation de suivi de formation est remise à chaque stagiaire.

Les formateurs sont des professionnels du management et du pilotage d’activités et/ou des consultants en organisation, impliqués dans la coordination d’équipes, de prestataires et de projets répartis sur plusieurs sites.

Ils s’appuient sur une expérience terrain concrète, leur permettant de transmettre des méthodes, outils et bonnes pratiques directement issus de situations réelles de pilotage multisites.

Ils disposent également de compétences en ingénierie pédagogique et maîtrisent les exigences de qualité applicables à la formation professionnelle.

Afin d’atteindre les objectifs fixés lors de la formation, chaque stagiaire est amené à mettre en œuvre dans son environnement professionnel le plan d’action élaboré tout au long du parcours.

Au terme de la formation, le stagiaire aura acquis les compétences nécessaires pour diagnostiquer les écarts entre sites, structurer un cadre de pilotage commun, organiser la circulation de l’information, arbitrer les ressources et piloter la performance d’équipes réparties sur plusieurs sites.

Il sera ainsi en mesure de mobiliser ces compétences dans son propre contexte professionnel, en vue d’assurer un fonctionnement coordonné, cohérent et performant des différents sites dont il a la responsabilité.

La formation « Organiser et piloter des équipes dans un environnement professionnel multisites » peut être financée selon la situation du bénéficiaire et les dispositifs en vigueur.

À ce titre, plusieurs solutions de financement peuvent être mobilisées, notamment :

• Financement personnel (autofinancement)

• Plan de développement des compétences de l’employeur

• Prise en charge par les opérateurs de compétences (OPCO) pour les salariés et les travailleurs indépendants

• Compte personnel de formation (CPF), sous réserve de l’enregistrement de la certification au Répertoire spécifique

• Aides régionales ou locales à la formation professionnelle

• Financements spécifiques pour les demandeurs d’emploi, sous réserve d’éligibilité

Un accompagnement à l’identification des dispositifs de financement adaptés peut être proposé aux candidats en amont de leur entrée en formation.